ما هي طرق تقييم الأداء المؤسسي؟

يعتبر الأداء المؤسسي هو المنظومة المتكاملة لنتائج المهام والأعمال المختلفة بالوحدات الإدارية في المنظمة، والذي يؤدي إلى تفوقها وتميزها وتفردها في العمل، ويضاعف من قدرتها على إنجاز تلك المهام والأعمال بكفاءة كما يساهم في تحقيق الأهداف الشاملة التي تسعى إليها المنظمة من خلال تحقيقها لأهدافها

إن الهدف من قياس الأداء المؤسسي بالغ الأهمية على مستوى الوحدة الإدارية: فهو يحقق متابعة تنفيذ الأهداف الموضوعة، وتدعيم الاتصال، وتخطيط القوى العاملة، والكشف عن المشكلات الإدارية وتصويبها، بالإضافة إلى تشجيع المنافسة بين الإدارات والأقسام مما يؤدي إلى تحسين إنتاجيتها.

طرق تقييم الأداء المؤسسي التقليدية:

تعتبر عملية تقييم الأداء المؤسسي أداة أساسية لتحسين الأداء والكفاءة وتحديد نقاط القوة والضعف في المؤسسة. ومن أهم الطرق التقليدية لتقييم الأداء استخدام استمارات التقييم ومؤشرات الأداء الوظيفي (KPIs).

استمارة تقييم الاداء:

هي عبارة عن نموذج مُعد مسبقًا يحتوي على مجموعة من الأسئلة والمؤشرات التي تستخدم لقياس أداء الموظفين أو الأقسام أو المشاريع. يتم توزيع هذه الاستمارات على الموظفين أو المديرين المباشرين لتقييم أداء الفرد أو الفريق.

أهمية استمارات التقييم التقليدية:

تساعد في جمع بيانات دقيقة وشاملة حول أداء الموظفين والأقسام، ويمكن تحليل البيانات المستخلصة من الاستمارات لتحديد نقاط القوة والضعف وتحسين الأداء، كما تساعد في تحديد الأهداف المستقبلية وتطوير خطط العمل، بالاضافة انها تعزز التواصل بين الموظفين والمديرين وتوفر فرصة للمناقشة وتبادل الآراء.

مؤشرات الأداء الوظيفي (KPIs):

هي عبارة عن مقاييس كمية أو نوعية تستخدم لقياس أداء محدد سواء كان لأفراد أو أقسام أو المؤسسة ككل.

أهمية مؤشرات الأداء الوظيفي:

تساعد في قياس الأداء بشكل دقيق، وتوفر معلومات دقيقة لاتخاذ القرارات الاستراتيجية، كما تساعد في تحديد المجالات التي تحتاج إلى تحسين، وأيضاً يمكن استخدامها لتحفيز الموظفين وتحقيق الأهداف.

كيفية استخدام KPIs لتقييم الأداء المؤسسي:

يتم أولا تحديد المؤشرات التي تعكس أهداف المؤسسة بشكل أفضل. بالاضافة إلى جمع البيانات المتعلقة بهذه المؤشرات. بعد ذلك نقوم بتحليل البيانات لتقييم الأداء ومقارنته بالأهداف. إذاً يجب اتخاذ الإجراءات اللازمة لتحسين الأداء.

طرق تقييم الأداء المؤسسي الحديثة:

تطورت طرق تقييم الأداء المؤسسي بشكل كبير في السنوات الأخيرة، وذلك مع زيادة وسرعة التكنولوجيا في بيئة الأعمال وضرورة معرفة المناهج الأكثر شمولية ومرونة. وفي هذا السياق، نستعرض بعضًا من أبرز الطرق الحديثة لتقييم الأداء:

التقييم المتوازن للأداء (Balanced Scorecard)
هو عبارة عن إطار عمل استراتيجي يستخدم لقياس الأداء المؤسسي من خلال مجموعة متوازنة من المؤشرات التي تغطي أربعة أبعاد رئيسية:

• الجانب المالي: قياس الأداء المالي للمؤسسة وتحقيق الأهداف المالية المحددة.
• الجانب الخاص بالعملاء: قياس رضا العملاء وحصة السوق وولاء العملاء.
• الجانب الداخلي: قياس كفاءة العمليات الداخلية وجودة المنتجات والخدمات.
• الجانب المتعلق بالتعلم والنمو: قياس قدرة المؤسسة على التعلم والتطوير والابتكار.

كيفية تطبيق التقييم المتوازن للأداء:

• تحديد الرؤية المستقبلية للمؤسسة ورسالتها.
• تحديد المؤشرات الرئيسية لكل بعد من أبعاد التقييم.
• بناء لوحة قيادة متكاملة تعرض المؤشرات الرئيسية بشكل مرئي.
• متابعة الأداء بشكل دوري ومقارنة النتائج بالأهداف المحددة.
• إجراء التعديلات اللازمة لتحسين الأداء بناءً على النتائج.

التميز المؤسسي:

هو مفهوم يشير إلى مستوى عال من الأداء والكفاءة والابتكار الذي تتميز به المؤسسات الرائدة في مجالها.

معايير التميز المؤسسي:

• القيادة.
• العملاء.
• الموظفون.
• الشركاء.
• الابتكار.
• المسؤولية الاجتماعية.

تقييم الأداء بناءً على معايير التميز:

يتم تقييم الأداء المؤسسي بناءً على مدى التوافق مع معايير التميز المؤسسي. يمكن استخدام أدوات مثل تقييم الجودة الشاملة (TQM) أو نموذج التميز الأوروبي (EFQM) تقييم هذا التوافق.

التحليل المؤسسي:

• تحليل نقاط القوة والضعف والفرص والتهديدات التي تواجه المؤسسة.
• تحليل القيمة المضافة التي توفرها المؤسسة للعملاء.
• تحديد الأسباب الجذرية للمشاكل.
• تحليل التأثيرات المحتملة للتغيرات مختلفة في البيئة.
• تحليل البيانات الكبيرة واستخراج الأنماط والاتجاهات.

تعد الطرق الحديثة لتقييم الأداء المؤسسي أكثر شمولية ومرونة من الطرق التقليدية. وتساعد هذه الطرق المؤسسات على فهم أدائها بشكل أفضل وتحقيق أهدافها الاستراتيجية.

تقييم الأداء المؤسسي في القطاع الحكومي:

تقييم الأداء المؤسسي في القطاع الحكومي هو عملية مستمرة وحيوية لضمان تحقيق الأهداف الاستراتيجية وتحسين الخدمات المقدمة للمواطنين. من خلال تطبيق هذا النموذج المقترح، يمكن للمؤسسات الحكومية أن تحقق نتائج أفضل وتصبح أكثر كفاءة وفعالية.

مراحل عملية التقييم

• تحديد الأهداف الاستراتيجية:
  • تحديد الأهداف الرئيسية للمؤسسة الحكومية بما يتوافق مع الأهداف الوطنية.
  • صياغة الأهداف بشكل واضح وقابل للقياس.
  • ربط الأهداف الاستراتيجية بأهداف الأقسام والإدارات المختلفة.
• اختيار مؤشرات الأداء:
  • تحديد المؤشرات التي تعكس تحقيق الأهداف الاستراتيجية.
  • اختيار مؤشرات كمية ونوعية.
  • ضمان شمولية المؤشرات لتغطية جميع جوانب الأداء.
• جمع البيانات:
  • استخدام مصادر بيانات متنوعة (تقارير، مسوحات، مقابلات).
  • التحقق من دقة البيانات وموثوقيتها.
• تحليل البيانات:
  • مقارنة الأداء الفعلي بالأهداف المستهدفة.
  • تحديد الأسباب الكامنة وراء الانحرافات.
  • تحليل العوامل الداخلية والخارجية المؤثرة على الأداء.
• تقديم التقرير:
  • إعداد تقرير شامل يوضح نتائج التقييم.
  • تحديد نقاط القوة والضعف والتوصيات لتحسين الأداء.
  • تقديم التقرير إلى صناع القرار لاتخاذ الإجراءات اللازمة.

دور التخطيط الإستراتيجي في تقييم الأداء:

• تحديد الإطار العام: يوفر التخطيط الاستراتيجي الإطار العام لتقييم الأداء من خلال تحديد الأهداف والغايات التي تسعى المؤسسة إلى تحقيقها.
• توفير المؤشرات: يساهم التخطيط الاستراتيجي في تحديد المؤشرات الرئيسية التي تستخدم لقياس التقدم نحو تحقيق الأهداف.
• ربط الأهداف بالأداء: يضمن التخطيط الاستراتيجي ربط الأهداف الفردية والجماعية بالأهداف الاستراتيجية للمؤسسة.
• توجيه عملية التحسين: يساعد التخطيط الاستراتيجي في توجيه جهود التحسين المستمر للأداء المؤسسي.

الفرق بين تقييم الأداء الوظيفي وتقييم الأداء المؤسسي:

أولاً: تقييم الأداء الوظيفي:

هو عملية منهجية لقياس أداء الموظف الفردي مقارنة بمعايير محددة مسبقًا. يهدف هذا التقييم إلى تحديد نقاط القوة والضعف لدى الموظف، وتقديم تغذية راجعة بناءة، ووضع خطط تطوير فردية.

ثانياً: تقييم الأداء المؤسسي:

هو عملية أوسع نطاقًا تهدف إلى تقييم أداء المؤسسة بأكملها مقارنة بـ أهدافها الاستراتيجية. يهدف هذا التقييم إلى تحديد مدى تحقيق المؤسسة لأهدافها، وتحديد نقاط القوة والضعف على مستوى المؤسسة، ووضع خطط لتحسين الأداء الكلي.

كيف يتم تقييم المؤسسات؟

من خلال خطوات وآليات تقييم الأداء المؤسسي:

كما ذكرناها من قبل وهي تحديد الأهداف الاستراتيجية، واختيار مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs)، وجمع البيانات، وتحليل البيانات، وتحديد نقاط القوة والضعف، ووضع خطط تحسين، ومتابعة وتقييم التقدم.

أهمية تقييم الأداء المؤسسي:

• تحسين اتخاذ القرارات.
• زيادة الكفاءة والفعالية.
• تحسين الأداء العام.
• تعزيز الشفافية والمساءلة.
• تطوير الموظفين.

آليات تقييم الأداء المؤسسي:

• بطاقة الأداء المتوازن.
• أداة لتقييم نقاط القوة والضعف.
• مسح الرضا الوظيفي للموظفين.
• مسح رضا العملاء.

ملاحظة: يمكن استخدام هذه الآليات مجتمعة أو بشكل منفرد حسب احتياجات المؤسسة.

تطبيقات عملية لطرق تقييم الأداء المؤسسي:

نماذج وأمثلة عملية لاستمارات وتقارير الأداء المؤسسي

تتنوع نماذج استمارات وتقارير تقييم الأداء المؤسسي باختلاف طبيعة المؤسسة وأهدافها. ومع ذلك، هناك بعض العناصر الأساسية التي يجب أن تتضمنها هذه النماذج والتقارير:

• استمارة تقييم الأداء السنوي.
• تقرير الأداء الشهري.
• لوحة قيادة الأداء.
• تقرير الأداء الاستراتيجي.

مثال على تقرير أداء مؤسسي:

يجب أن يتضمن تقرير الأداء المؤسسي ملخصًا تنفيذيًا يوضح النقاط الرئيسية، وتحليلًا تفصيليًا لأداء كل قسم، وتحديد التحديات والفرص، ووضع خطط لتحسين الأداء المستقبلي.

دراسة حالة: تطبيق تقييم الأداء المؤسسي في شركة تصنيع

شركة تصنيع تواجه تحديات في تحقيق أهدافها الإنتاجية والربحية.

الخطوات المتخذة:

• تحديد الأهداف الرئيسية للشركة، مثل زيادة الإنتاجية بنسبة 10%، وخفض تكاليف الإنتاج بنسبة 5%.
• اختيار مؤشرات مثل إجمالي الإنتاج، نسبة الأعطال، تكلفة الوحدة، ورضا العملاء.
• جمع البيانات من مختلف مصادر مثل أنظمة التخطيط للموارد، وقواعد بيانات العملاء، واستطلاعات الموظفين.
• تحليل البيانات لتحديد نقاط القوة والضعف، مثل وجود مشكلة في خط الإنتاج الأول، أو نقص في كفاءة الموظفين.
• وضع خطط لتحسين الأداء، مثل تدريب الموظفين، وصيانة خط الإنتاج، وتحسين جودة المواد الخام.
• متابعة التقدم المحرز في تنفيذ خطط التحسين وتقييم تأثيرها على الأداء.

النتائج:

بعد تطبيق نظام تقييم الأداء المؤسسي، تمكنت الشركة من تحقيق أهدافها الإنتاجية والربحية، وتحسين رضا العملاء، وخفض التكاليف.

أفضل الممارسات في تقييم الأداء المؤسسي:

لكي يكون هذا التقييم فعالًا، يجب اتباع مجموعة من أفضل الممارسات التي تضمن دقة النتائج واستدامة التحسين:

• تحديد أهداف واضحة وقابلة للقياس.
• اختيار مؤشرات أداء رئيسية مناسبة.
• تطوير نظام تقييم شامل.
• مشاركة جميع المستويات في المؤسسة.
• توفير تغذية راجعة مستمرة.
• ربط التقييم بالمكافآت والحوافز.
• استخدام التكنولوجيا.
• مراجعة دورية لنظام التقييم.

لضمان التميز المؤسسي، يجب على المؤسسات معرفة أن:

تقييم الأداء المؤسسي ليس عملية ثابتة، بل هي عملية مستمرة تتطلب التطوير والتحديث بشكل دوري. يجب على المؤسسات أن تكون مستعدة للتكيف مع التغيرات في بيئة العمل، وتبني أحدث الأساليب والممارسات في مجال التقييم.

المصادر:

• مقالات وأبحاث أكاديمية حول تقييم الأداء المؤسسي.
• كتب ونماذج عن طرق تقييم الأداء المختلفة، مثل الأداء المتوازن.
• تقارير ودراسات حالة من مؤسسات حكومية وخاصة حول تطبيق طرق التقييم.

شركة الخليج للتدريب والتعليم:

• مع خبرة واسعة في مجال التدريب والتطوير، تقدم شركة الخليجي حلولاً تدريبية مبتكرة تعزز من كفاءة مؤسستك وتحقيق أهدافها الاستراتيجية. برامجنا في مجال التقييم المؤسسي والتخطيط الاستراتيجي تمكنك من بناء مؤسسة قوية ومرنة قادرة على مواجهة تحديات المستقبل. لا تتردد في استكشاف دوراتنا المتنوعة واكتشف كيف يمكننا مساعدتك في تحقيق التميز المؤسسي.
• ندعوك لاستكشاف مجموعة دوراتنا التدريبية المتخصصة في مجال التخطيط الاستراتيجي وتقييم الأداء، والتي تغطي مجموعة واسعة من الموضوعات.
• بفضل فريقنا من الخبراء والمستشارين ذوي الخبرة الواسعة، نقدم لك حلولاً تدريبية مخصصة تلبي احتياجات مؤسستك بشكل دقيق. نحن ملتزمون بمساعدتك في تحقيق النمو والتطور المستمر، من خلال تزويدك بالمعرفة والمهارات اللازمة لتحقيق التميز المؤسسي.